“Yeni bir ERP projesi yapsam aynı kararı başka bir şirkette tekrar verirdim”
Şirket Profili
Mega Basım-Matbaa 1991 yılında kurulmuş olup baskı sektöründe faaliyet göstermektedir. Yaklaşık 250 çalışanı ve Beylikdüzü / Haramidere’deki genel merkezi ile 12.000 metrekarelik bir alanda baskı hizmeti veren Mega Basım, üretiminin %40’ını dünya çapında dört kıtada 17 ülkeye ihraç etmektedir.
Mega’nın yeni bir yazılım çözümü aramasının nedeni, çeşitli bölümlerde farklı yazılımların kullanılması ve bunların da eksik olması ve entegre olmamasından duyulan memnuniyetsizlikti.
Entegrasyon eksikliği nedeniyle iç kontrolde zorluklar yaşanıyor, raporlar hatalarla doluyor ve onay prosedürleri kâğıt üzerinde elle gerçekleştiriliyordu. Özellikle şirket sipariş üzerine çalıştığı ve sipariş edilen kalemlerin çeşitliliği çok yüksek olduğu için bu durum çok ciddi bir sorun teşkil ediyordu. Şirket kendini maliyet muhasebesi üretemez halde buldu.
ERP seçimi aşamasında Mega, farklı ERP ürünlerine sahip yaklaşık 20 uygulama ortağından teklif aldı. İlk olarak bir ERP yazılımında karar kıldılar. Microsoft Dynamics Navision 2012’yi seçtiler çünkü bir yandan sektör çözümü PrintVis mevcuttu, diğer yandan Navision’ın esnek yapısını beğendiler ve Microsoft’un büyüklüğü arka planda güvenlik sağladı.
Bir sonraki adım bir uygulama ortağı seçmekti. Mega’nın AX projelerinde zaten deneyimi vardı ve zorluklar biliniyordu. b4dynamics ikna ediciydi çünkü zaten matbaa sektörü için bir çözüm paketiyle gelmişti. Çözüm olarak bu çözüm paketi ikna ediciydi, ayrıca rakiplere kıyasla Almanya ve Türkiye’deki uluslararası ekipler arasında daha fazla profesyonellik, deneyim ve ekip çalışması görüldü.
Başlangıçta, birkaç sunumdan sonra, ortak sayısı 3’ten 2’ye düşürüldü. Burada b4dynamics; PrintVis ile NAV’ın teknik yetenekleri, çalışanların samimiyeti ve disiplini ve genel müdür Heinz Bäurer’in iletişim gücü, sektör deneyimi ve profesyonelliği ile ikna edici oldu.
Karar nihayetinde b4dynamics lehine verildi çünkü ekip genel olarak daha güvenilir ve profesyonel görünüyordu. Bu seçimden bugüne kadar pişmanlık duyulmadı: b4d ne yapacağını bilen, güvenilir bir patrona ve sağlam bir ERP’ye sahip bir ekip sunuyor. Yeni bir ERP projesi olsa seçim yine b4dynamics’ten yana olacaktır.
Proje Nisan 2014’ün sonunda başlatıldı ve 8 ay sonra Ocak 2015’te canlıya alındı. O zamandan beri sistem değişen koşullara göre sürekli geliştirildi ve iyileştirildi.
Sonuç
Bu uygulama sırasında ve sonrasında karşılaşılan en büyük zorluk, kullanıcıların eski sistemden yeni sisteme geçişiydi. Başlangıçta, çalışanların yeni yazılıma alışması gerektiğinden, sipariş almak gibi standart görevlerde büyük zorluklar yaşandı. Ancak Navision’ın kullanıcı dostu olması ve b4dynamics ekibinin samimi ve nazik yaklaşımı sayesinde bu süreç çok hızlı ilerledi. Belli bir rutin oturur oturmaz, her şey aniden düzelmeye başladı: İlgili çalışanlar, müşteriye somut ve doğru fiyatlar teklif etmelerinin mümkün olduğunu fark etti. Ayrıca artık fiyat görüşmelerini esnek, ancak ciddi ve şirketin çıkarlarına uygun bir şekilde yürütebilecek durumdalar. Müşterilerden gelen geri bildirimler çok olumlu olduğu için, verileri sisteme hızlı, doğru ve istenen ayrıntıda girmenin değerli olduğunu giderek daha fazla fark ettiler.
Yeni ERP sisteminin devreye girmesi, tüm çalışanların disiplinli bir şekilde davranmasını ve yeni getirilen kuralları benimsemesini sağlamıştır. Sonuç olarak, iş süreçleri artık düzenli bir şekilde işliyordu. Tüm departmanlar otomasyon programı ile entegrasyondan yararlandı ve makineler ve personel de dahil olmak üzere departmanlar arasında verimlilik ve üretkenlikte önemli bir artış oldu. Ayrıca donanım, yatırım ve işletme maliyetlerinde de tasarruf sağlandı.
Veri siloları parçalandı, birleştirildi ve artık sınıflandırılabilir ve böylece kullanılabilir hale getirildi. Sonuçlara dayanarak, yönetimin stratejik olarak sağlam kararlar alması artık mümkün. Hepsinden önemlisi, artık üretilen malların maliyetlerini hesaplamak ve ne kadar satıldığını önceden belirlemek mümkün. Mega Basım’ın işi artık hızlı, sorunsuz, başarılı ve esnek bir şekilde yürüyor.
Bu yazılımla ilgili en iyi şey, iyileştirmeler ve geliştirmeler açısından sunduğu esnekliktir.
Canlıya geçişteki hız, özellikle çevreden benzer projeler için en az 2 yıl gibi çok daha uzun süreler duydukları için, Mega için memnuniyet sağladı. Aynı zamanda, b4dynamics ile sürdürülen iyi ilişki, iyi kullanılabilirlik ve kısa vadeli sorun çözme yeteneği, bu iş birliğinden ve bu karardan tam memnuniyet duyulmasını sağlıyor.
b4dynamics’i seçmek
“Kurumsallıkta en büyük adım ERP’ye geçmek ve ERP’de başarılı olmaktır. Ve bunu bize sağlayan b4dynamics ekibine çok teşekkürler ediyoruz, ben bir başka firmada yeni bir ERP projesi yapsam yine aynı kararı verirdim. Bu yazılım ve b4d ekibi mükemmel bir iş çıkardılar…!!”“ – Adem Tekşen, Mali İşler Müdürü
